担当者変更【クラウドサインで契約書をまき直し】

July 23, 2024October 9, 2024

担当者変更の問い合わせをうけたときの、クラウドサインでの契約書のまき直しについてまとめました。

担当者変更とは

担当者変更とは、すでに契約している店舗が担当者(契約者)を変更することです。

お店を営業する場所や店舗名の変更などはないケースが該当します

	必要書類一覧
必須	契約書(クラウドサインor紙)
店舗ごとで異なる	契約者の身分証明書店舗基本情報シート(大幅な変更があった場合) 保証人への電話確認(新しい保証人をたてる場合)

必要書類の詳細は
こちらの表をご確認ください

クラウドサインを実施する大前提として店舗が『TRY18の使い方やルールに不明な点や不安点がなく、契約者が、営業の訪問を不要と感じている場合』が対象です。

問い合わせを受けたら、担当者変更以外に「店舗名」「住所」の変更などはないか、念のため確認しましょう。

担当者変更に付随して発生する変更点(店舗住所や店名変更)がある場合、対応内容や確認事項が変わってくるためです。

店名変更とは、すでに契約している店舗が店舗名を変更することです。

お店を営業する場所や担当者の変更などはないケースが該当

店名変更の手順書はこちら

担当者変更の流れ

STEP

問い合わせを受ける

新しい担当者が
・TRY18を利用したことがあるのか
・前の担当者から引継ぎができているのか
・ルールや操作に不安がない状態なのか
確認し、店舗が訪問を不要と感じているか確認します。

トークスクリプトはこちら

STEP

ヒアリングして必要書類を把握する

担当者変更では、契約書の更新と新しい担当者の身分証明書が必要になります。
また基本条件シートの提出が必要となる場合があるため、店舗様にヒアリングをしていきましょう。

身分証確認
トークスクリプトはこちら

次に、店舗基本情報に変更がないか確認します。

店舗基本情報
トークスクリプトはこちら

次に、請求書情報に変更がないか確認します。

請求書情報

トークスクリプトはこちら

STEP

ログイン情報を知っているか確認し連絡先を入手する

連絡先交換
トークスクリプト

STEP

TRY18のルールやサービス説明をする

チェックリスト
トークスクリプト

STEP

クラウドサインを送信

クラウドサインを送信します。

クラウドサインを送信
トークスクリプトはこちら

担当者変更の問い合わせを受ける

担当者変更で考えられるケースが…

現在の契約者から、今後担当者が変更する(変更した)とお電話がある
後任者が決まっている場合、新しい担当者の電話番号をお聞きし、TRY18からご連絡を差し上げましょう

TRY18が把握していない新しい担当者がお電話してくる

前回の契約時に保証人として署名した方が、担当者になり電話してくる

などなど…さまざまです。

担当者変更の問い合わせをうけたら、新しい担当者について確認していきます。

トークスクリプト

お問い合わせありがとうございます。担当者のご変更ですね。他に店舗名やご住所などのご変更はございませんか？

店舗さん

担当者の変更だけです。

・新しい担当者様はお決まりですか？
・新しい担当者様は、過去にTRY18を使われたことはございますか？
・前の担当者様からTRY18の使い方などについて説明を受けていらっしゃいますか？

使ったことがある(引継ぎを受けている)	使ったことがない(引継ぎを受けていない)
❶依頼出しなどはされていたかもさらに確認し、操作方法やルールなどに不安がない状態か見極めます。	❶新しい担当者のもとへ営業担当が訪問し、TRY18の説明をさせていただきます。
❷TRY18のルールや使い方などにご不明点などがなければ、webで契約書の更新をさせていただくことをお伝えします。	❷訪問のアポ取りをしましょう。 ※アポの取り方や注意点はこちら

店舗さん

あります～。
依頼だしとかもしてたんで結構さわってましたよ～。

かしこまりました。
担当者の変更にあたって契約書の更新が必要なのですが…
店舗(●●)様が『TRY18の使い方やルールに不明な点や不安点がなく、営業の訪問がご不要』でしたら、webで契約書を締結できるクラウドサインでお手続きをすすめさせていただきますが…営業の訪問はご不要でしょうか。

店舗さん

不要です

かしこまりました。
担当者変更のお手続きに伴い契約書をメールアドレス宛にお送りいたします。携帯の操作のみで契約書の署名が完了します。
また必要書類が揃うまで一度、店舗様のアカウントを休止させていただきますのでご了承ください。

店舗さん

かしこまり～

クラウドサインの導入は最近のため、過去に契約書を締結した店舗や訪問で契約した店舗は「紙の契約書じゃないの？」と聞いてくるかもしれません。

クラウドサインはweb上(スマホ入力)で完結できるため、紙の契約書のように、店舗様に郵送対応などをしていただく手間がありません。

ただ、万が一紙の契約書にこだわる店舗様などがあれば、紙での契約書更新でも問題ありません。

ヒアリングして必要書類を把握する

身分証の必要提出数などが不明な方は下記リンクをご確認ください。

身分証明書の詳細はこちら

店舗にヒアリングした内容から適した必要書類と必要情報を判断してください

スクロールできます

担当者変更の必要書類と必要情報	全店舗対象
契約書(クラウドサイン)	必須
契約者の身分証明書	必須
保証人の身分証明書	不要
店舗の営業許可証	不要
店舗基本情報シート	変更点が多ければ必須
保証人への電話確認	前回と保証人が異なる場合

トークスクリプト(身分証確認)

担当者変更では、契約書の更新と契約者の身分証明書が必要になります。
お手続きをすすめるにあたっていくつか確認がございまして…

・契約者はお電話口の●●様で問題ございませんか？
・契約時に保証人をたてていただく必要がございまして、保証人はお決まりでしょうか？

かしこまりました。
契約書の保証人様（連帯保証人）の欄はご担当者様に代筆していただく形となります。その為、TRY18から保証人様にご本人確認の電話をしますのでお伝えいただきますようお願い致します。

店舗基本情報に変更がないか確認

担当者の変更を機に、他になにか変更していることも考えられます。
基本情報に変更がないか確認しておくことで、万が一のクレームを防ぐことができます。

トークスクリプト(店舗基本情報)

今回担当者様のご変更と一緒に、店舗様の基本情報、たとえば業種やキャストの衣装など、なにか変更になる部分はございませんか？

店舗基本情報に変更がない場合

ありがとうございます。
＜店舗マイページの募集条件を確認＞で現在の店舗基本情報を店舗さまにご確認いただけますので…。念のため、ご覧いただきまして変更点などがあればご一報ください。

店舗基本情報に大幅に変更がある場合

かしこまりました。

では、店舗様の基本情報入力フォームをお送りしますので、ご入力いただきご返信ください。

https://www.try18.jp/column/lp/tenpo-form

もし変更箇所が少ない場合は、電話口でお伺いし修正しましょう。

そして念のため「店舗基本情報に変更がない場合」と同様に、店舗マイページで確認するよう、店舗様に促しておくと安心です。

店舗基本情報の変更について確認できたら次のステップ【請求書情報に変更がないか確認】します。

請求書情報に変更点がないか確認

TRY18の支払い方法は、コンビニ決済か銀行振込となります。

TRY18のご利用料金の決済や明細をお知らせする方法は下記となり、郵送対応は希望店舗のみとなります。

ご利用料金のコンビニ決済URLをご登録電話番号宛にSMSで配信
お支払い明細書は『info@try18.jp』からご登録のアドレス宛にメール配信
※明細書にTRY18振込先口座が記載されています。

請求書（明細または領収書）を新しく郵送を希望する店舗の場合、書類発送店舗シートに追記。
※請求書・領収書発送店舗の対応を参考にしてください。

担当者と別に経理担当がいる場合は、経理担当者のメールアドレス・携帯電話番号が必要となる場合があるのでご注意ください。

入金者メールアドレスに経理担当のアドレスを追加。
携帯電話番号は記載項目がないので【備考(非公開)】に以下のように記載してください。

経理担当：○○ ○○(名前)
090-xxxx-xxxx

また、念のため【請求書用宛名】(店舗詳細＞請求書情報＞請求書用宛名)を確認します。

ひと手間ですが、月末月初の請求書関連の「万が一違ったとき」の店舗問い合わせを減らしておけます

トークスクリプト(請求書情報)

次に請求書まわりの確認になりまして…
TRY18のご利用料金について簡単にお伝えしますと毎月の固定費はなく、毎月出勤した会員数と会員ランクに応じてご利用料金が決まります。
また、お支払い期日は月末締めの翌月15日払いとなります。

お支払方法ですが弊社2パターンございまして、
1つ目は毎月初にご利用料金のコンビニ決済URLをSMSで配信しています。
2つ目は弊社指定の口座に銀行振込となります。
金額や振込先の確認は毎月初に『info@try18.jp』からご登録のアドレス宛に明細書をメール配信していますのでそちらをご確認くださいませ。

○○店舗様は、前任者さまのときと同様に、担当者様が経理担当としてのご連絡先で問題ございませんか？

※という流れで、請求書宛名も同じく確認していきましょう。

宛名には
・店舗名
・担当者名
・経理担当者名
・経理を担当してる会社名
┗例：（株）～
などが指定されている場合があります。

変更点があれば修正、なければ修正不要です。

ログイン情報を知っているか確認し連絡先を入手する

STEP

ログイン情報を知っているか確認する

どちらの返答でも「パスワードの変更をお伺い」してください。

STEP

パスワードの変更をお伺いする

「前任者様がログインできてしまいますが、パスワード変更はご不要ですか？」とお聞きし、必要であれば変更します。

※のちのちのトラブル防止のため…必ずパスワード変更の確認を必ずしましょう。

STEP

連絡先を交換する

今後やりとりで使用する連絡先を交換させてください。
・LINE
・メールアドレス
どちらでも対応可能です。

STEP

社用携帯から先方にSMSを送る

SMSを送る際は社用携帯を持っている人に頼んでLINEのQRコードを送ってもらいます。
友達追加してもらったらそこからメールアドレスをもらいましょう。
※社用携帯保持者→パッショーネ全員、高山

クラウドサイン送付には一通200円発生するため、正しいメールアドレスが必須。
※同メールアドレスへの再送は、追加料金は発生しません。

もし仮に新しいアドレスをいただく場合はアドレス間違いを防ぐため、口頭で貰わない。
ラインIDかQRを伝え、送ってもらったものをコピーしましょう。

TRY18のLINEIDはこちら→＠742bmgxm
TRY18 店舗様用公式LINEのQRはこちら→https://page.line.me/742bmgxm

TRY18のルールやサービス説明をする

次に「https://www.try18.jp/shop/rule/」の内容を先方と一緒に確認していきます。
TRY18のサービス説明や利用いただく上での注意点などを伝えていきます。

※電話契約の流れや内容と重複すると思うので、電話契約の方法のwikiができたら内部リンクでつないでください。

クラウドサインを送信

クラウドサインで契約書を作成する – 【TRY18／WANNA】情報一括管理wiki

ここまで確認したら契約書(クラウドサイン)の作成に入ります。
クラウドサインの入力割り当てをすべて先方にして送信しましょう。
※先方に入力してもらうことで、正確な情報で契約書の更新を実現します。

トークスクリプト

では、このあと2通メールをお送りします。

・クラウドサインが1通
・このあとの流れのご案内が1通

の計2通をメールアドレス宛にお送りします。

クラウドサイン上で店舗様のご入力欄の
ご署名と最後に締結するボタンがあるので、そちらを押してください。

また、電子契約書のURLの期限がメール受信日から10日間となりますので、期限内にご対応いただきますようお願いいたします。

あとは、契約者様の身分証明書を、TRY18のLINEかメール宛にお送りください。
(※店舗によって、必要書類が異なるため(店舗基本情報の提出が必要な場合もあります)、問い合わせ店舗に合わせた内容をお伝えください。)

ご不明な点等はございませんか？

メール内に店舗様のログイン情報がございますので、現在の店舗基本情報のご確認をお願いいたします。変更点などございましたらご一報ください。
(※店舗基本情報に変更はないといった店舗には念のため一言お伝えしてください。)
では、担当者変更でのお手続きのご案内は以上となります。
お問い合わせありがとうございました～

テンプレメールを送信

担当者変更時の案内メールを送信します。

送信手段	総合管理画面＞メール管理＞メール配信＞店舗用メール作成
テンプレート	ID1117【店舗用】担当者変更時の案内メール

電話を切ったあとに、再度案内メールを送り、回収率をあげよう！

テンプレを問い合わせ店舗にあわせた内容に修正してメールを送信してください。

総合管理画面で店舗の利用を停止する

必要書類が揃うまで、店舗様のアカウントを休止します。

総合管理画面＞店舗詳細＞編集＞管理画面の利用を【停止】

店舗が提出した書類内容で総合管理画面(店舗情報)を更新する

クラウドサイン上の情報と店舗が提出した書類が一致しているか確認していきます。

クラウドサイン上の情報	店舗提出書類
・店舗名・店舗住所・店舗電話番号・契約者のお名前・契約者の現住所・契約者の電話番号・保証人の名前・保証人の電話番号	・契約者の身分証明書(契約者名と身分証明書の名前、住所)

今回変更となった箇所を更新＆メモに残しましょう

担当者変更時の更新箇所とメモ残しはコレ！

	総合管理画面の修正箇所	メモを残す場所	メモの書き方
店名	─	─	─
住所	─	─	─
店舗基本情報 ※変更があった場合	店舗情報＞各項目	メモ書き	基本条件変更 ①〇〇→〇〇 ②△△→△△ 例.所得税10％→15% 　ヘアメイク強制1000円→非強制無料
請求書情報 ※変更があった場合	請求書情報＞請求書宛名	メモ書き	請求書情報変更〇〇→〇〇例.clubおぱんちゅ→株式会社Tバックカンパニー
	請求書情報＞現場責任者 ※担当者の名前	元の情報を残す必要なし	─
	請求書情報＞現場責任者住所 ※担当者の住所	元の情報を残す必要なし	─
担当者	担当者・名前・カナ・電話番号	備考(非公開)	[2024/〇/〇担当者変更] 担当者：○○様
窓口	─	─	─
保証人 ※変更があった場合	店舗情報＞保証人	メモ書き	保証人変更(の連絡あり) 新保証人：〇〇進捗：～～例.クラウドサイン締結待ち／本人確認電話済み／身分証待ちetc…
保証人 ※変更があった場合	店舗情報＞備考(非公開)	備考(非公開)	保証人：○○ 電話番号 ※過去の保証人情報は消さない
経理担当	―	備考(非公開)	経理担当：〇〇電話番号

担当者変更をしたときのメモ残し

保証人が前回と違う場合→【保証人へ本人確認の電話】

保証人が前回と違う場合は、保証人様への本人確認が必要です。

トークスクリプト(保証人の本人確認)

私キャバクラ派遣TRY18の○○と申します。
○○様のお電話でお間違いないでしょうか？

この度○○(※契約者名)様に弊社サービスをご契約いただきまして、保証人様として○○様のお名前をいただきましたので、確認のお電話となりますが、お間違いございませんか？ありがとうございます。
引き続き何卒よろしくお願い致します。

保証人について詳細はこちら

保証人様へお電話がつながらない場合は、契約者に「TRY18から保証人様へご連絡をしているがつながらない」ことをお伝えしましょう。

利用再開の必要書類は揃っているが、保証人様への確認が取れないと利用再開ができないことを伝え、契約者様にも協力してもらいましょう。

総合管理画面で店舗を利用中に変更＆利用再開メールを送信

必要書類が揃ったら、総合管理画面で店舗の利用を可能にします。

総合管理画面＞店舗詳細＞編集＞管理画面の利用を【利用】にします。

利用再開のお知らせメールを送信しましょう。

送信手段	総合管理画面＞メール管理＞メール配信＞店舗用メール作成
テンプレート	ID1119 【店舗用】店名・住所変更・担当者変更後の利用再開メール

クラウドサイン(契約書)と必要書類を印刷し棚に収納

店舗から届いた
・契約書
・営業許可書
・身分証明書(必要があれば)
を印刷し、IDをラベリングしたファイルに保管し、収納しましょう。

右側の棚の下段が最新のID店舗です

書類不備の店舗は、メモを残して青いボックスに収納します。
メモがはがれることを想定し、クリアファイルの中に付箋をはりましょう。

——memo——
・●月●日　店舗名
・足りていない書類を記載
・自分の名前

青い棚の上段が未完了ボックス。

書類の追いや管理などについては、パッショーネで検討中。(8/5)